一般根据录取规则，录取开始后，考生的档案被省教育考试院投档到某个学校，这时档案就变成“院校在阅”，就是说学校正在审阅查看每一位考生的基本情况，这是一个阅档的过程。

当院校将它的录取意见或退档意见在计算机里标明出来时，比如录到哪个专业，或是退档并注明理由，然后再提交到省教育考试院，这时考生的档案状态就发生了变化。已经预分专业的考生叫“预录取”，退档的考生叫“预退档”。如果省教育考试院同意这个意见，那么“预录取”的考生就变成“录取待审”状态，“预退档”考生的档案就重新回到数据库里，变成了“自由可投”。

学校的录取工作基本完成后，考生在省教育考试院还有一个纸质的录取表。当省教育考试院把这个录取表经过人工审批，并加盖“湖南省普通高等学校招生委员会录取专用章”后，这些考生的状态就会变成“录取”的状态，也就是说这些考生被正式录取了。